Behandling av personopplysninger i VIDSYN MIDJÅS AS

VIDSYN MIDJÅS AS (reg.nr. 927 249 766 MVA) vil behandle personopplysninger i forbindelse med vår virksomhet.

Vår behandling som behandlingsansvarlig for personopplysninger er basert på virksomheten vi driver og formålet med virksomheten vår. Informasjon om personopplysninger vi behandler om deg, det rettslige grunnlaget for behandlingen, formålet med behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene etc. er inkludert nedenfor.

Har du spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss – se kontaktdetaljer nedenfor.

Ansvarlig for behandling av personopplysninger
VIDSYN MIDJÅS AS er behandlingsansvarlig, dvs. bestemmer hvorfor og hvordan personopplysningene skal behandles, for behandlingen beskrevet nedenfor.

Kontaktinformasjon for behandlingsansvarlig:

Adresse: Midjåsvegen 333, 3880 Dalen

E-post: contact@vidsynmidjas.com

Organisasjonsnr.: NO 927 249 766 MVA

Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

All behandling av personopplysninger skjer i henhold til de til enhver tid gjeldende personvernreglene, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Med «personopplysninger» menes all informasjon som kan knyttes til en fysisk person (sistnevnte omtales som «registrert»).

Med «behandling» menes alt som gjøres med personopplysninger, slik som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultasjon, bruk, utlevering ved overføring, formidling eller annet tidligere gjort tilgjengelig, sammenstilling eller deling, begrensning, sletting eller ødeleggelse.

Beskrivelse av type behandling og hvem behandlingen gjelder, f.eks Vi behandler kundekontaktinformasjon for…
Formålet med behandlingen (hvorfor behandlingen finner sted), f.eks. … å utføre tjenestene beskrevet mer detaljert i …
Behandlingsgrunnlag etter GDPR artikkel 6, eventuelt også artikkel 9 dersom spesielle kategorier av

personopplysninger behandles.
Fra hvem informasjonen er samlet inn; de registrerte eller andre
Hvor lenge opplysningene behandles, eventuelt kriteriene for hvor lenge opplysningene skal behandles

kommunikasjon og kontakt
Vi behandler personopplysninger om de som kontakter oss for å besvare og dokumentere kommunikasjonen og for å kontakte andre. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digital, skriftlig og muntlig.

I slike tilfeller behandler vi navn, telefonnumre, e-postadresser og eventuelle personopplysninger som kan følge av henvendelser, inkludert historikk/logger av henvendelser.

Behandlingen av informasjon er nødvendig basert på det faktum at vi har en legitim interesse i å behandle personopplysninger knyttet til ovennevnte (se GDPR artikkel 6 (1) f). Vi har derfor vurdert at vår berettigede interesse i å ha kontakt med omverdenen er en del av vår virksomhet og i å dokumentere virksomheten vi driver, samt svare på de som kontakter oss og registrere slik kontakt. Vi har vurdert at dette er nødvendig for at vi skal håndtere henvendelser vi mottar, og at de registrerte ikke kommer foran disse interessene.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger, men det vil være nødvendig å gi oss opplysningene for at vi skal kunne svare på henvendelser.

Vi behandler opplysningene inntil vi forventer at det ikke blir ytterligere oppfølging av kontakten, normalt i ett år.

Rekruttering
Ved rekruttering til nye stillinger hos oss behandles blant annet CV, søknader, attester, notater fra intervjuer, resultater fra undersøkelser av referanser som vil inneholde personopplysninger.

Grunnlaget for behandling av personopplysninger ved rekruttering er at behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak før arbeidsavtale med arbeidssøkeren eventuelt inngås (GDPR artikkel 6 (1) b).

Dersom det gjennomføres undersøkelser av oss i tillegg til å kontakte personer som er oppgitt som referanse, etterforske ved historikk etc., så behandles personopplysninger ut fra vår nødvendige legitime interesse for å sikre at rett kandidat for stillingen (GDPR artikkel 6 (1) f ). For sistnevnte har vi vurdert at vår legitime interesse i å rekruttere nye medarbeidere veier tyngre enn den enkeltes personvern. Vi oppfordrer deg til ikke å angi spesielle kategorier av personopplysninger, som helse, religion, politiske meninger, fagforeningsmedlemskap etc. I din søknad.

Personopplysninger vil bli slettet så snart rekrutteringen er gjennomført dersom du ikke har samtykket til lengre lagring.

Lagring og lagring (sletting) av personopplysninger
Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet personopplysningene ble samlet inn for, og sletter dataene i tråd med krav i regelverket. Hvor lenge vi behandler de enkelte typer informasjon vi behandler er inkludert ovenfor der de enkelte behandlingene er nevnt.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke vil bli slettet dersom du trekker tilbake samtykket. Personopplysninger vi behandler for å si opp en avtale med deg når avtalen er oppfylt og alle forpliktelser som følger av kontraktsforholdet er oppfylt, som f.eks lovpålagte forpliktelser knyttet til regnskap, oppfølging av kundeforholdet knyttet til reklamasjoner, etc. Personopplysninger vi behandler som følge av en juridisk forpliktelse vil bli slettet så snart vi ikke lenger er forpliktet til å oppbevare opplysningene.

Utlevering av personopplysninger til andre
Vi videreformidler ikke dine personopplysninger til andre med mindre det er juridisk grunnlag for dette. Eksempler på et slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller en juridisk forpliktelse som krever at vi utleverer informasjonen.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Sikkerhet ved behandlingen
All behandling av personopplysninger er sikret med nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak.

Vi håndterer informasjon slik at den er korrekt, tilgjengelig og håndteres i henhold til graden av sensitivitet til informasjonen. Vi bruker også en rekke sikkerhetsteknologier og informasjonssikkerhetsprosedyrer for å beskytte personopplysningene mot uautorisert tilgang, bruk eller spredning. Det gjennomføres risikovurderinger for behandling av personopplysninger.

Vi har inngått databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger, hvor de påtar seg samme sikkerhetsnivå som vi har for vår behandling av personopplysninger.

Vi begrenser tilgangen til personopplysninger til de ansatte eller tredjeparter som vil behandle dataene på våre vegne. Disse partene er underlagt taushetsplikt.

Det er etablert rutiner for håndtering av brudd på informasjonssikkerhet og (brudd på personvernet), og dersom det foreligger et brudd som medfører risiko for personvernet til de aktuelle personopplysningene, vil vi sende melding om avvik til Datatilsynet pr. raskt som mulig og senest 72 timer etter at bruddet ble oppdaget. Dersom bruddet medfører stor sannsynlighet for personvernet til de som er berørt av bruddet, vil vi også varsle dem.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Nedenfor er dine rettigheter for behandling av personopplysninger. For å utøve dine rettigheter må du kontakte oss på e-post

Vi vil svare på din henvendelse til oss så snart som mulig, og senest innen en måned. Dersom det tar lengre tid enn en måned vil du få beskjed.

Vi vil be deg bekrefte identiteten din eller gi tilleggsinformasjon før vi lar deg utøve rettighetene dine mot oss. Vi gjør dette for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke til noe som utgir seg for å være deg.

informasjon

Du har rett til å motta informasjon om personopplysningene vi behandler om deg. Gjennom denne erklæringen informerer vi deg om vår behandling av personopplysninger. Du kan også kontakte oss hvis du ønsker mer informasjon.

Innsikt

Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg. Ta kontakt med oss hvis du ønsker tilgang.

Endre og sletting

Du kan også be oss om å korrigere uriktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt det er mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette hvis vi fortsatt trenger dataene.

Behandling på grunnlag av samtykke

Hvis vi behandler personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, kan du når som helst trekke tilbake samtykket. Den enkleste måten å gjøre dette på er å bruke metoden som er gitt for å gi samtykke eller kontakte oss.

Rett til å begrense eller motsette seg behandlingen
Du har rett til å få begrenset behandlingen i visse tilfeller, se GDPR artikkel 21, for eksempel:

Du bestrider riktigheten av personopplysningene – behandlingen stanses i en periode som gjør at vi kan kontrollere riktigheten av personopplysningene.
Behandlingen er ulovlig, og du protesterer mot sletting av personopplysningene og ber i stedet om at bruken av personopplysningene begrenses.
Vi trenger ikke personopplysningene for formålet med behandlingen, men du trenger dem for å etablere, håndheve eller forsvare rettskrav.
Du kan også protestere mot behandling i henhold til GDPR artikkel 21 nr. 1 i påvente av sjekk av om våre legitime interesser går foran personvernet ditt.

Retten til dataportabilitet

For informasjon som du har gitt oss og som er nødvendig for å gjennomføre en avtale med oss, og som behandles automatisk (dvs. ikke manuelt av oss), kan du ønske å få utlevert eller overført personopplysningene om deg til en annen leverandør i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format (dataportabilitet).

Automatisert behandling, inkludert profilering

Det vil ikke være noen automatisert behandling, inkludert profilering, basert på dine personopplysninger som har rettsvirkninger eller som i vesentlig grad påvirker omfanget av personopplysningene. Se GDPR artikkel 22 nr. 1 og 4.

Klager
Dersom du føler at vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan du kontakter Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer
Skulle det skje endringer i våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan dette medføre endringer i informasjonen du har gitt her. Hvis vi har kontaktinformasjon, vil vi gjøre oppmerksom på disse endringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid være tilgjengelig på nettsiden vår.